Как жить с пустой папкой «Входящие» и не нервничать

Андрей Котельников

Сколько писем в вашем почтовом ящике? Не помните? Не переживайте – никто не помнит.

С момента изобретения электронной почты количество ежедневно рассылаемых писем только увеличивается. Рискнем предположить, что, если вы будете прерываться на каждое из присланных писем, рабочий день вы проведете у экрана компьютера, не успевая заняться ничем другим.

В McKinsey Global Institute подсчитали: в среднем каждый работник тратит 13 часов в неделю, или 28% рабочего времени, на общение по электронной почте. Что еще хуже – работа с письмами сильно понижает производительность труда и даже коэффициент интеллекта (IQ) работника. Опыт, проведенный в Hewlett-Packard, выявил, что сотрудники, которых постоянно бомбардировали электронными письмами, отвлекались на их чтение так сильно, что их IQ понижался на 10 единиц – в 2 раза сильнее, чем после курения марихуаны. («Ведомости» № 3878 от 22.07.2015)

Заглянув в свой почтовый ящик, можно убедиться – обычно картина довольно безрадостная. Письма копятся, возможно, какое-то их количество до сих пор не прочитано, сроки в них обозначенные всплывают в памяти лишь тогда, когда до часа Z остается не дни, а часы.

Что же делать с этим нескончаемым потоком сообщений?

Как ни странно, проверять почту реже.

Сотрудники Университета Британской Колумбии собрали группу из 124 добровольцев. Две трети из них приходились на студентов и выпускников вузов. Остальные работали в разных сферах (системе здравоохранения, образования, финансов, администрирования и IT).

Некоторых добровольцев попросили сократить частоту проверки почты до трех раз в день на неделю. Другие проверяли почту так часто, как могли (это было примерно равно обычной для участников частоте). Через неделю людей поменяли местами.

В течение всего исследования добровольцы каждый день отвечали на вопросы, рассказывая об уровне стресса. Оказалось, люди испытывали меньше стресса, когда проверяли почту три раза в день.

Помните, что почта – инструмент асинхронных коммуникаций. Если по телефону или мессенджеру вы общаетесь в режиме реального времени (и это – синхронные коммуникации), то почта предполагает иной тип коммуникаций: отправитель, посылая письмо, не вполне уверен, что застанет вас на месте. Возможно, вы ответите молниеносно. Возможно, вы ответите через несколько часов, дней, месяцев.

В итоге, нет нужды держать открытым окно почтового клиента весь рабочий день. Это будет лишним препятствием на пути решения важных задач, которые вы выполняете.

Поэтому определитесь со временем проверки вашего почтового ящика.

Таких проверок не должно быть более трех за день: утром, в обед и вечером при подведении итогов. Вопросы, требующие большей срочности, правильнее решать по телефону.

Как осуществлять проверку электронной почты?

Давайте определимся – а что может быть в вашем почтовом ящике?

Все письма, которые сейчас находятся в папке «Входящие» вашего почтового клиента, можно разделить на следующие категории:

·                    Письма – задачи: нам нужно что-то сделать!

·                    Письма – напоминания: Кто-то что-то должен сделать для нас!

·                    Письма – информация: Мы ее должны как-то использовать!

·                    Непонятные письма: Мы их еще не открывали:)

·                    Ненужные письма/спам

Поскольку по каждому из писем нам нужно предпринять какое-то действие, оно не всегда для нас очевидно, а писем много, то чаще всего мы сидим перед компьютером и прокручиваем список писем вверх-вниз, надеясь, что судьба укажет нам – чем заняться в первую очередь.

Некоторые письма мы перечитываем по нескольку раз, так и не предприняв никакого действия. А некоторые забываем открыть, и они висят немым укором в наших «Входящих».

Вряд ли подобное бездействие можно назвать продуктивной работой.

Технология Zero Inbox (Пустого Инбокса/Входящих) можно выразить одной фразой:

"Каждое входящее письмо обрабатываем один раз!"

Этого было бы достаточно, но давайте разберем подробнее.

Мы уже определились, что проверка почты – это отдельный процесс, который мы осуществляем не «на бегу», а в заранее отведенное время, достаточное, чтобы разобрать накопившуюся почту.

Проверяем всю почту, накопившуюся во «Входящих», по очереди!

Как бы нам ни хотелось прочитать какие-то письма именно сейчас, или, как вариант, как бы нам ни хотелось не читать какие-то письма прямо сейчас, мы читаем их строго по очереди и принимаем по каждому из них определенное, однозначное решение, которое, кроме всего прочего, предполагает некоторое физическое действие с конкретным письмом, так или иначе, удаляющее это письмо из «Входящих».

Учитывая уже рассмотренные типы писем, возможны четыре основных сценария:

Delete/Удалить. Лучшее, что можно сделать с электронным письмом, - это его удалить.

По данным только за 2012 год, 68.8% от всего e-mail трафика в мире – это спам. Никто не отменял также известное Правило Парето, которое в данном случае может быть истолковано так, что лишь в 20% писем содержится 80% нужной нам информации, поэтому, если письмо можно удалить, не предпринимая по нему никаких действий, удаляйте.

В конце концов, для людей, сильно переживающих за то, что «за компанию» можно удалить что-то важное, есть папка «Удаленные».

Delegate/Поручить.Если что-то можно поручить другому, это нужно сделать.

Вариант с делегированием – это вариант, удобный не для всех, но, если такое возможно, активно делегируйте. Занесите напоминание о порученном деле в календарь или список дел, а письмо, на основании которого вы приняли решение либо удалите, либо (что предпочтительнее) перенесите в специально созданную папку "На контроль", которую вы будете с определенной периодичностью проверять.

Delay/Отложить.Откладываем, но не забываем про отложенное!

Часто случается, что информация, содержащаяся в письме, не требует каких-то действий, но она может пригодится в дальнейшем в том или ином вашем проекте. Для такого случая вы можете завести специальную папку под этот проект в почтовой программе или в любом другом месте, которое вам доступно и будет просматриваться с определенной периодичностью. Обратите внимание на то, что из «Входящих» мы это письмо в любом случае убираем.

Do/Реализовать.Если что-то должно быть сделано, оно должно быть сделано!

Чаще всего письма из нашего электронного ящика – это просьбы и указания что-то сделать, поэтому если нам нужно что-то предпринять по итогам письма, мы это делаем.

Если наши действия по времени занимают меньше двух минут, делаем это сейчас же, если же работа потребует большего времени, переносим письмо в папку «Выполнение» или записываем соответствующий пункт в наш список дел или помечаем ее в нашем календаре.

Что в итоге?

В итоге, если вы придерживались вышеописанного алгоритма, в вашей папке «Входящее» не должно остаться ни одного письма. В буквальном смысле.

Действия, предпринимаемые с почтой, попадающей в ваши «Входящие», легко запомнить. Все четыре варианта в английском варианте начинаются на одну и ту же букву – D (Delete/Delegate/Delay/Do) или (в русском) составляют слово УПОР (Удалить/Поручить/Отложить/Реализовать).

Теперь, закончив с разбором почты, вы можете вплотную сконцентрироваться на самой работе.

Не забывайте о папке «На контроль», в которой у вас лежат дела, порученные кому-либо, и папке «Выполнение», где лежат письма, над которыми работаете вы сами.

И, наконец, при реализации того или иного проекта мы обращаемся к папке, посвященной именно этому проекту, где нас ждет информация по нему, скопированная из приходящих писем.

Пустого Вам почтового ящика!

ОАО «Самаранефтехимпроект» в лице Генерального директора Копасевой Людмилы Анатольевны выражает благодарность ООО «Тренинговая…

Копасева Людмила Анатольевна
Генеральный директор
ОАО «Самаранефтехимпроект»

Участвовала в тренинге «Эффективное руководство подразделением». Получила огромное удовольствие! Занятия проходили в теплой благожелательной…

Паснова Елена
Руководитель отдела аренды коммерческой недвижимости
ООО «Агентство «Визит»

Получить
программу тренинга

Мы отправим программу
на указанный e-mail.

Наши клиенты
и проведенные для них тренинги по направлениям

Коучинг и фасилитация
Оценка персонала
Менеджмент
Маркетинг и PR
Продажи
Оценка персонала
Менеджмент
Бизнес-симуляции
Оценка персонала
Менеджмент
Продажи
Оценка персонала
Корпоративные события
Обучение тренеров
Менеджмент
Бизнес-симуляции
Обучение тренеров
Менеджмент
Менеджмент
Оценка персонала
Обучение тренеров
Менеджмент
Бизнес-симуляции
Менеджмент

Все

Отзывы наших клиентов

ОАО «Самаранефтехимпроект» в лице Генерального директора Копасевой Людмилы Анатольевны выражает благодарность ООО «Тренинговая компания Демиденко и Колесникова» за успешное сотрудничество, профессионализм, креативный подход и добропорядочные партнерские отношения между нашими организациями. Надеемся на дальнейшую плодотворную работу с вашим коллективом.

Копасева Людмила Анатольевна
Генеральный директор
ОАО «Самаранефтехимпроект»

Генеральный директор нашей компании поставил задачу мне провести тестирование руководителей. Цель этого тестирования — определение сильных компетенций руководителей и их зоны роста для повышения качества управления в компании, для проведения грамотной ротации.

В помощь мне для решения этой задачи охотно откликнулись специалисты из Компании «КУРС», они выявили потребности при первой встрече и предложили две профессиональные методики. С помощью этих методик выявляют уровень развития профессиональных компетенций у руководителей: планирование, организация, умение принимать решение, социальный интеллект и т.д., а также уровень развития личностных компетенций: лидерство, стрессоустойчивость и.т.д.

Порадовала оперативность в работе специалистов, проводивших тестирование, за час с небольшим девушки Елена и Юлия протестировали группу в 15 человек. Результаты мы получили точно в срок по договоренности (10 рабочих дней).

Ожидания генерального директора оправдались: на каждого сотрудника создана характеристика с подробным описанием его компетенций личностных и профессиональных, выделены сильные стороны, зоны роста и даже составлен план развития руководителя.

Проанализировав результаты, можно сказать, что действительно рабочие методики — очень точно указывают на особенности личности, подтверждают предположения о тех или иных качествах в людях. В дальнейшем эти показатели мы будем использовать для развития руководителей, и конечно, для генерального директора — это помощь при распределении и постановки задач.

Я благодарна сотрудникам компании «КУРС» за проделанную работу и могу рекомендовать другим компаниям, у кого возникнет потребность в оценке персонала методом тестирования.

Платонова Татьяна
Директор по персоналу
ГК «Далимо»

Очень все понравилось, хороший преподаватель, живые занятия, приятное общение. Большое спасибо! Много нового и полезного я узнал.

Токарев А.Д.
Производственная компания, мастер смены
к тренингу Оценка, развитие, мотивирование подчинённых

Все